Rimborso chilometrico e pedaggi Telepass, senza fogli di calcolo
Chi usa l’auto per lavoro ha due spese che fanno perdere tempo: i chilometri e i pedaggi. In EcosAgile Expense il collaboratore registra la tratta dall’app e l’amministrazione trova le righe già separate, pronte per il rimborso.
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Rimborso chilometrico: come funziona
L’amministrazione abilita sulla scheda della persona l’auto propria, l’auto aziendale o entrambe, e imposta il costo al chilometro.
Il collaboratore sceglie il tipo di spesa auto e indica partenza e arrivo: tra gli ultimi punti usati oppure sulla mappa, anche con la posizione del telefono. Poi inserisce la distanza in chilometri.
Se c’è un pedaggio, lo indica nello stesso inserimento. Pedaggi e parcheggi possono restare collegati alla stessa trasferta.
La spesa va in approvazione come tutte le altre. La tariffa al chilometro la decide l’amministrazione: il collaboratore non può modificarla.
Spesa auto propria
Valori di esempio.
L’auto propria e l’auto aziendale sono due tipologie distinte. Per le auto in pool si può abilitare la scelta dell’auto direttamente nella nota spese, per esempio sul carburante.
La posizione serve solo a proporre il punto di partenza ed è usata soltanto mentre l’app è aperta: non c’è tracciamento continuo.
Pedaggi Telepass riga per riga
Una ricevuta con venti transiti non si ricopia: si carica. Con l’intelligenza artificiale il sistema legge le tratte dal documento, anche di giorni diversi, e le mostra una per una nel dettaglio della spesa, con data, descrizione del movimento e importo.
Tratte private. Ogni riga si può escludere dalla spesa. Il rimborso copre solo i viaggi di lavoro e la quota per uso personale si gestisce come addebito al dipendente.
Documenti letti dal sistema
TelepassMooneyGoUnipolMoveLa lettura dei transiti fa parte del modulo AI di Expense e si abilita per tipo di spesa nell’impostazione del sistema.
Cosa trova l’amministrazione
Le spese confluiscono nell’elenco spese, filtrabile per periodo e per nazione ed esportabile in XLS e CSV, sia per il rimborso al dipendente sia per l’amministrazione. Nessun file da ricostruire a fine mese.
Chi ci ha già scelto
“EcosAgile Expense è ideale per tutti quei business che, come il nostro, hanno un alto numero di collaboratori impegnati nelle trasferte di lavoro in tutto il mondo.”
Tra le aziende che usano EcosAgile: La Bottega, ACLI, ROJ Gruppo VANDEWIELE, Metamer, Npo Sistemi.
Domande frequenti
Come si calcola il rimborso chilometrico?
Il collaboratore indica partenza, arrivo e chilometri. Il rimborso usa il costo al chilometro impostato dall’amministrazione sulla scheda della persona, che dipende dal tipo di auto (propria o aziendale). Il collaboratore non può modificarlo.
Posso escludere le tratte Telepass fatte per motivi privati?
Sì. Le tratte lette dal documento si mostrano una per una e ciascuna si può escludere dalla spesa. La quota privata si gestisce come addebito personale al dipendente.
Il sistema traccia la posizione dei collaboratori?
No. La geolocalizzazione è facoltativa, serve a proporre la località di partenza e si usa solo mentre l’app è in uso. Non c’è tracciamento continuo.