Tutte le funzioni di EcosAgile Expense
Note spese, trasferte, carte prepagate VISA e controllo amministrativo in un solo sistema, con app per iOS e Android. Qui trovi le funzioni raggruppate per quello che devi fare.
Richiedi una demo gratuitaDashboard e analisi delle spese
Dieci viste, filtri, dettaglio a un clic dal grafico e pivot libera.
Controlli sulle carte VISA
Blocchi e limiti sul circuito, prima della spesa.
Tipi di spesa configurabili
Regole, campi e policy.
Report emissioni CO2
Kg di CO2 per tipo di spesa.
Rimborso chilometrico e pedaggi
Tratte Telepass riga per riga.
Scorporo IVA
Una riga per aliquota.
Riaddebiti e addebiti
Ogni spesa a chi spetta.
Accessi e sicurezza
SSO, ISO, integrazioni.
Come scegliere un software note spese
Dieci domande da portare alla demo, con la scheda da stampare.
Le funzioni, per quello che devi fare
Registrare la spesa
- Smart Scan: legge data, importo, località e partita IVA dallo scontrino e segnala doppi giustificativi e foto di bassa qualità.
- Registrazione senza connessione: i dati si sincronizzano appena torna la rete.
- Multi-valuta con tasso di cambio automatico della Banca d’Italia.
- Spese con più partecipanti e split per persona, tipo di spesa, progetto o centro di costo.
Controllare e approvare
- Approvazione a uno o più livelli, con validazione amministrativa preventiva opzionale.
- Approvazione automatica per intervenire solo sulle eccezioni.
- Tipi di spesa configurabili: regole, campi aggiuntivi e abilitazioni per persona.
- Policy di spesa con blocco o solo avviso, per ruolo o area geografica, con eccezioni per singola persona.
- Verifica massiva delle spese e notifiche automatiche ai manager.
Auto, pedaggi e IVA
- Rimborso chilometrico con tariffa per persona, auto propria o aziendale.
- Pedaggi Telepass riga per riga, con esclusione delle tratte private.
- Scorporo IVA: una riga per ogni aliquota dello scontrino.
Carte VISA prepagate
- Carte aziendali senza conto corrente, per una parte dei collaboratori.
- Transazioni in tempo reale e riconciliazione con le note spese.
- Massimali e policy per carta, blocco temporaneo o definitivo, gestione delle controversie.
- Controlli sul circuito VISA prima della spesa: sospensione, limiti, classi merceologiche, 3D Secure.
Trasferte
- Richiesta e approvazione delle trasferte da app.
- Prenotazioni di noleggio auto, viaggio e pernottamento.
- Calendario, dashboard e analisi delle trasferte.
- Documenti di viaggio caricati sulla singola trasferta.
Amministrazione e dati
- Esportazione in XLS e CSV per il rimborso e per l’amministrazione.
- Analisi spese con pivot libere, dashboard e stampa PDF.
- Dashboard e analisi con filtri, dettaglio a un clic dal grafico e pivot libera.
- Report emissioni CO2 per tipo di spesa, direzione e unità organizzativa.
- Conti contabili collegati ai tipi di spesa.
- Spese da riaddebitare al cliente e addebiti al dipendente.
- Accessi con SSO, permessi per persona e certificazioni ISO.
Conservazione dei giustificativi
È integrata nel sistema e, se il cliente non la desidera, può essere esclusa. I giustificativi sono conservati per 10 anni da InfoCert (LegalDoc). Il Responsabile della Conservazione è il cliente. Alcune funzioni, come la lettura dei transiti e lo scorporo IVA, fanno parte del modulo AI.
Chi ci ha già scelto
“EcosAgile Expense è ideale per tutti quei business che, come il nostro, hanno un alto numero di collaboratori impegnati nelle trasferte di lavoro in tutto il mondo.” Giorgio Corinaldesi, Group Chief Financial Officer, La Bottega
Domande frequenti
Expense funziona solo da app?
No. Le spese si registrano da app per iOS e Android e anche dal portale web, dove si caricano immagini e PDF dei giustificativi.
Si possono usare solo alcune funzioni?
Sì. Alcune funzioni si abilitano per tipo di spesa o su richiesta, come lo scorporo IVA e la lettura dei transiti Telepass. La conservazione a norma è integrata nel sistema e si può escludere.
Le carte VISA sono obbligatorie?
No. La carta è una forma di pagamento complementare: si assegna solo ai collaboratori che sostengono più spese, gli altri restano con il rimborso.
Altre risposte nelle domande e risposte e nella pagina note spese e trasferte.