Come scegliere un software per le note spese: 10 domande da fare al fornitore
Quasi tutti i software di note spese promettono lettura dello scontrino, app e approvazioni. Le differenze che fanno risparmiare tempo all’amministrazione stanno nei casi meno comuni. Ecco le domande da portare alla demo.
Richiedi una demo gratuitaDieci domande, e cosa verificare
Per ogni domanda: perché conta, e come risponde Expense.
Quanto lavoro resta al collaboratore dopo la foto?
Se la lettura precompila solo l’importo, il resto lo ricopia l’utente.
In ExpenseSmart Scan estrae data, importo, località e partita IVA e controlla doppi giustificativi e qualità della foto. Il collaboratore verifica e consegna.Come tratta i pedaggi?
Una ricevuta Telepass con molti transiti, caricata come unico importo, nasconde le tratte private.
In ExpenseLegge le tratte una per una, anche di giorni diversi, e ogni riga si può escludere. Come funziona.Come gestisce uno scontrino con più aliquote IVA?
Senza scorporo, l’amministrazione divide l’IVA a mano.
In ExpenseCrea una riga per aliquota, con imponibile e IVA. Come funziona.Come si calcola il rimborso chilometrico?
Chi imposta la tariffa, e chi può modificarla?
In ExpenseLa tariffa al chilometro la imposta l’amministrazione sulla scheda della persona; auto propria e aziendale sono distinte.Come si gestiscono riaddebiti, addebiti e suddivisioni?
Le spese da ribaltare al cliente o da addebitare al dipendente spesso finiscono su fogli a parte.
In ExpenseLe spese si segnano come da riaddebitare al cliente, si addebitano al dipendente sui tipi di spesa abilitati e si dividono tra persone, progetti e centri di costo. Come funziona.Si possono usare carte aziendali, e serve un conto corrente?
Una carta collegata al sistema evita rimborsi e anticipi per chi spende di più.
In ExpenseCarte prepagate VISA senza conto corrente, con transazioni in tempo reale e riconciliazione. Vai alle carte.Quanto si può adattare il flusso di approvazione?
Ogni azienda ha una catena diversa, e le eccezioni sono la parte difficile.
In ExpenseApprovazione a più livelli, approvazione automatica, policy per ruolo o area geografica, eccezioni per singola persona.Come sono conservati i giustificativi, e da chi?
Conta chi è il conservatore, per quanti anni e a chi spetta la responsabilità. Da chiedere: il conservatore, la durata, il nome del Responsabile della Conservazione e il manuale di conservazione.
In ExpenseConservatore InfoCert (LegalDoc), 10 anni, Responsabile della Conservazione il cliente.Funziona in viaggio, senza rete, e in valuta estera?
In trasferta la connessione manca spesso.
In ExpenseLe spese si registrano offline e si sincronizzano al ritorno della rete; la valuta originale è registrata con il controvalore in euro e il tasso della Banca d’Italia.Quanto costa davvero, e cosa è incluso?
Il prezzo di listino non dice quali moduli servono. Da chiedere: prezzi pubblici o su preventivo, cosa è incluso (conservazione, funzioni di intelligenza artificiale, assistenza) e cosa si paga a consumo.
Da chiedere al fornitoreLo vediamo insieme in demo, sul tuo caso.
Domande frequenti
Meglio una carta aziendale o il rimborso al dipendente?
Non si escludono. La carta si assegna di solito a chi sostiene più spese, come commerciali, direttori e amministratori; gli altri collaboratori restano con il rimborso.
Si può registrare una spesa senza connessione?
Sì. L’app permette di registrare anche senza rete: il dato resta sul telefono e viene inviato appena la connessione torna.
Chi è il responsabile della conservazione dei giustificativi?
In Expense il Responsabile della Conservazione è il cliente. Il conservatore incaricato è InfoCert (LegalDoc) e la durata è di 10 anni.
“EcosAgile Expense è ideale per tutti quei business che, come il nostro, hanno un alto numero di collaboratori impegnati nelle trasferte di lavoro in tutto il mondo.”
“Ottima esperienza! Sia relativamente al prodotto per la gestione dei rimborsi spesa sia per l’assistenza. Sono sempre attenti, professionali, tempestivi e curano veramente la risoluzione dei problemi del cliente.”